Сделать самому или поручить соседу?

Рост компании автоматически приводит к росту работы, выполняемой каждым сотрудником. Наращивание штата — выход не из каждой ситуации. В отдельных случаях следует научиться делегировать те или иные полномочия. Это особенно важно для руководителей.

Однако вот вопрос — как понять, какие задачи оставить на самостоятельное выполнение, а какие перепоручить. Разберем это  подробнее.

Основы делегирования

Делегирование — это процесс, при котором руководитель передает подчиненным — руководителям уровнем ниже или рядовым сотрудникам — часть собственных функций при условии сохранения суммарной результативности работы организации.

Практика показывает, что навык делегирования — ключевой для руководителя. Один человек не способен бесконечно «держать на себе» весь бизнес. Конечно, пока компания малая это возможно, но и то вопрос, как быть в период болезни или потребности в отпуске. Однако с ростом организации даже при утопичной работе 24/7 не справится. Поэтому разделение и распределение обязанностей и функций выходит на первый план.

Сразу заметим, что подобное делегирование — это не перекладывание работы и ответственности, а разумное распределение ресурсов. Когда один человек хватается за каждое дело без отдыха и морального восстановления, это непродуктивно, да и неразумно. Кроме того, это отбирает массу сил и времени от задач, с которыми справится только руководитель. Не каждые переговоры, юридические вопросы или рабочие действия способны выполнить подчиненные. Не делегируя ряд обязанностей, руководитель просто потеряет на них требуемое время.

Итак, предположим, руководитель понимает необходимость в процессе делегирования полномочий. В итоге получаем следующие позитивные моменты:

• руководитель выделяет время на выполнение ключевых руководящих задач без отвлечения на рутинные операции;
• оптимизация рабочих процессов, исключение регулярных авралов и переработок;
• сотрудники получают возможность расширения полномочий, карьерного роста и рабочего развития;
• в наличии вариант распределения рабочих функций по способностям и возможностям текущих сотрудников с максимальной продуктивностью и вовлеченностью;
• повышение мотивации в рабочем коллективе, за счет понимания значимости новых действий и ответственности;
• становление рабочей команды и поддержание командного духа.

Что делегировать

Понимая необходимость в передаче части рабочих функций иным сотрудникам, руководитель разбирается, какие задачи для этого подходят. Для начала следует проанализировать полный объем рабочих функции и разделить их по специфике и тематике, а затем выбрать:

• Типовые операции.
  Руководитель выявляет те задачи, которые выполняет регулярно по одному и тоже алгоритму. Чем больше в процессе схожести, тем больше шансов создать инструкцию, чтобы подобные операции поручить иному сотруднику.
• Специфические действия.
  В начале становления бизнеса, при недостатке бюджета или в иные моменты руководитель регулярно берет на себя больше рабочих функций и вникает в каждое направление. Например, контролирует продвижение интернет-ресурса или настройку рекламы. Логично, что подобные задачи продуктивней поручить профессиональному маркетологу. Знания и умения его позволят получить продуктивность выше, а руководителю освободить время.
• Действия, позволяющие построить иерархию.
  Большинство больших задач, выполняемых руководителям, в крупных компаниях перераспределяются на «вертикаль работников». Конкретные действия выполняют рядовые сотрудники, с них общую информацию собирают и контролируют менеджеры, над ними руководители подразделений и проч. до руководителя. Это позволяет настроить работу организации как «единого механизма» и не перегружать массой мелких задач руководство, оптимизировать процессы.

Шаги делегирования

В ряде случаев руководители путают делегирование и постановку задач. Да, и в том, и в другом случае выполнение на иных сотрудниках. Но в случае постановки задач, контроль и процесс исполнения так или иначе требуют внимания руководителя. Делегирование — это передача функций, а значит, сотрудник выполняет самостоятельно, с собственной мотивацией и поиском ресурсов.

Руководителю же придется научиться «отпускать» функции, не превращая их в задачи. Для этого проходят следующие шаги.

Шаг 1. Выявление

Руководитель проводит «инвентаризацию» собственных функций и дел. Выявив те, которые выполняются регулярно и рутинно, анализирует в наличии ли сотрудник, который справится с подобной функцией. Не исключено, что найдется человек, который сможет не только выполнить дело на уровне руководителя, но и улучшить процесс.

Шаг 2. Составление инструкции

Если требуется конкретное исполнение, то без инструкции или «технического задания» на первых порах не обойтись. Это позволит сотруднику выявить ключевые моменты переданных функций, которые обязательны к исполнению.

Шаг 3. Уточнение обязанностей

Сотрудник, которому передают функции, должен конкретно осознавать новые обязанности, а также зону ответственности за них. Неблагоприятно, как непонимание полного спектра новых функций, так и чрезмерное их «раздувание».

Шаг 4. Обучение

Проанализируйте, требуется ли сотруднику дополнительное обучение или иные способы повышения квалификации для исполнения рабочих функций. В отдельных случаях это кажется лишними затратами, ведь текущий руководитель без этого справляется. На деле это показатель вложений в будущее. Освобождение рабочих функций и времени руководителя, а также повышение профессиональных качеств сотрудника — стоят начальных затрат в массе случаев.

Шаг 5. Настройте обратную связь

Заранее оговорите с сотрудником, каким образом и когда следует к вам обращаться. Чем выше важность задачи, тем больше должна быть доступность руководителя в рабочее время для уточняющих вопросов. Постепенно необходимость в частой связи уменьшится, но при этом варианты спросить совета или проконсультироваться следует предусмотреть и обсудить заранее.

Резюме

Передача части рабочих функций на исполнение — важное умение каждого руководителя. Перераспределение обязанностей позволяет освободить ресурсы, требующиеся на развитие и изменение компании в сторону роста. В противном случае руководителю не хватит сил и физических ресурсов.

Отдельно обратим внимание, что делегирование возможно не только в пределах компании. Для сторонних случаев получаем вариант аутсорса. Например, упомянутые выше функции по управлению рекламой и продвижением в сети Интернет, поручают не только собственным сотрудникам, но и сторонним организациям. В отдельных случаях эти затраты оправданней возрастающей на порядке продуктивностью.

Интернет-агентство U-sl+Мирмекс оказывает полный спектр услуг по созданию, развитию и продвижению интернет-ресурсов любой сложности. Мы с радостью и профессиональными умениями поможем вам создать и модернизировать ваш сайт, чтобы он развивал ваш бизнес.

Можете делегировать нам все полномочия по развитию интернет-ресурса компании и будьте уверены в результате!