Как подготовиться к отпускам сотрудников

Работа без перерывов, больничных и отпусков сотрудников — утопична. Каждый руководитель вынужден признать, что на него работают люди, а не роботы. Но даже робот нуждается в регулярном техобслуживании, а человек и подавно.

Отпуск — необходимый процесс для восстановления эмоционального заряда человека, его физического и психологического здоровья. Конечно, в наличии отдельная каста трудоголиков, для которых отпуск, — пытка, но это не более 5% работоспособного населения. Закрыть только ими нужды бизнеса невозможно.

Поэтому руководители признают, что без отпуска никак. Однако в непрогрессивных организациях пытаются удержать сотрудников на местах, например, тем, что предлагают материальную компенсацию, иногда в повышенном размере в сравнении со стандартной заработной платой. Люди регулярно соглашаются, но в погоне за деньгами теряют силы и здоровье. В итоге — текучка кадров и опять же урон бизнесу.

Поэтому планирование отпусков при сохранении работоспособности бизнеса — важная задача каждого прогрессивного руководителя.

Сразу оговоримся, что берем средний вариант без учета отдельных категорий рабочих, например, медицинского персонала, учителей и проч.

Схемы предоставления отпусков

В СССР отпуск составлял полный рабочий месяц (28 календарных дней). За этот период работник полностью «отключался от рутины», набирался сил и здоровья, «перезагружался». Физиологически был значимый плюс.

В настоящее время «выключение» сотрудника на месяц организации не позволяют. Это расточительно и затратно, особенно для мелкого бизнеса. Поэтому приняли условную схему деления отпуска на две или три части:

• 2 раза по 2 недели;
• 1 раз 2 недели и 2 по 1 неделе.

Деление на части мельче для восстановления сил непродуктивно. Это уже «отгулы», а не отпуск.

Бизнесу указанная схема деления удобна. Ведь отпустить человека на неделю — небольшой простой. Да и за это время полностью не «отключится», а значит, короче период адаптации на рабочем месте после. Не человеколюбивый, но перспективный вариант.

Отпуск 2 недели менее желателен, но целесообразность выше. За это время сотрудник наберется сил и выдаст после требуемую результативность.

Наличие графика

В нашей стране на законодательном уровне принято в конце года, самое позднее в начале следующего, составлять график отпусков на будущий год. Это позитивная для бизнеса практика. Для крупных компаний это вариант разграничения уходов людей в пределах одного отдела со схожими рабочими функциями. Ведь большинство мечтают об отпуске в летний период, а отпускать сразу отделами — значит, на 100% парализовать работу.

Поэтому наличие графика исключает негативные ситуации и разграничивает ущерб при отсутствии людей. Иначе рискуете оставить в отделе одного человека, да по закону подлости и тот заболеет.

Минусы также в наличии. Ведь не каждый раз удается так распланировать собственный год человеку, чтобы отдохнуть в конкретное время. Возникают непредвиденные ситуации как на работе, так и в жизни, но это единичные случаи. Договориться с руководителем и найти устраивающий каждого вариант возможно. Тем более при наличии графика видны и «окошки», и варианты смещений, и проч.

Кроме того, наличие графика отпусков позволяет руководителю планировать бюджет. Ведь уходящий в отпуск сотрудник получает отпускные, а значит, на это продуктивно резервировать средства заранее, особенно если отпускников ощутимое количество одновременно.

Учет бизнес-активности

Практика показывает, что загруженность сотрудников работой в течение года неравномерна. Отличается как по специфике бизнеса, так и по конкретным должностям. Например, продажи зимнего снаряжения ведутся с сентября по март, продуктов питания — круглый год, а бытовая техника или развлекательные товары характеризуются «горячими» сезонами праздников и периодом массовых распродаж.

Каждый бизнес знает собственные периоды активности, поэтому отпуска соответствующих сотрудников планируют по возможности на малую активность и продуктивность — в «мертвый сезон».

Что касается должностных вариаций, тут также в наличии собственные периоды. Так в IT-среде программист нужен на рабочем месте практически всегда, а вот у бухгалтера «горячий сезон» — период составления отчетности. Это также учитывается.

Начинайте подготовку к отпуску заранее

Зная, что сотрудник через 2–3 недели идет в отпуск заранее проанализируйте его загруженность, текущие и планируемые задачи, а также потенциальные варианты форс-мажоров. Перераспределите ответственность или предложите сотруднику поделиться «наработками» и рекомендациями с тем, кто будет его замещать или выполнять экстренные задачи.

Не планируйте на это период начало новых проектов, ведь сроки исполнения регулярно сдвигаются, а иной сотрудник выполнит с меньшей продуктивностью и большими затратами, хотя бы временными.

Текущие задачи закрывайте перед отпуском. При необходимости мотивируйте сотрудника на рабочий «рывок», но не поощряйте материально на регулярной основе. Иначе это войдет в привычку, и люди специально станут затягивать в надежде на финансовые бонусы. Распространяйте практику закрытия задач, как «правила хорошего тона». Это как перед уходом прибраться на рабочем месте, чтобы уйти и придти в «чистое».

Вызов из отпуска

Это негативная практика. Человек не отдохнет, график собьется, да и потом давать «отгуливать» придется так или иначе. Однако такой вариант в наличии. По закону работник обязан выйти на рабочее место, если возникает производственная необходимость, в случае чрезвычайных происшествий и проч. Однако это единичные случаи, а в тех областях, где это условная норма, например, службы быстрого реагирования, то там предусмотрен соответствующий регламент.

Для среднестатистических организаций подобная «острая» необходимость возникает редко, да и следует прорабатывать бизнес, исключая подобные случаи.

Отрабатывайте варианты замен

Для избегания ситуаций с вынужденным отзывом из отпуска, да и чтобы избежать потерь при возникновении проч. ситуаций, предусмотрите варианты взаимозаменяемости сотрудников. Например, распределите, какие функции и задачи способен выполнить иной сотрудник, и попросите каждого составить краткий план действий и рекомендации.

Пересечений функций и зон ответственности тем больше, чем масштабней компания и выше статус отпускника. Однако незаменимых нет, поэтому эта практика позитивно скажется на работе в целом. Тем более, что отпуск — это запланированное событие, а, например, болезнь? Острый недуг способен вывести из строя на те же 1–2 недели, а если сформирована культура и иерархия замен и взаимодействий на рабочих местах, то такие явления проходят без негативных для организации последствий.

Резюме

В подготовке к отпуску важен системный подход. Отрабатывайте корпоративную культуру, которая предусматривает наличие графика отпусков, взаимное уважение к потребностям других людей со схожими должностными обязанностями и учет специфических особенностей бизнеса.

Отпуска необходимы. Задача прогрессивного руководителя предоставить работникам возможности с малым ущербом для бизнеса и рабочих функций.